Chèn Mẫu soạn thảo khi soạn hồ sơ
Mô tả
Quá trình chèn mẫu soạn thảo có 2 trường hợp. Tùy vào mỗi trường hợp mà có các thao tác khác nhau.
Thông qua sơ đồ trên đây, chúng ta có thể thấy luồn chạy dữ liệu bắt đầu từ Chọn Loại Hồ Sơ (1). Do đó bắt buộc phải có Loại Hồ Sơ mới có thể thực hiện tính năng soạn thảo văn bản.
Sau khi có loại hồ sơ, chúng ta tiến hành thao tác upload loại hồ sơ (2). Thao tác upload chia làm 2 trường hợp.
Tải hồ sơ trực tiếp (3)
Thường được áp dụng nếu như Thư Ký Nghiệp Vụ không muốn dùng tính năng chèn mẫu biểu tự động vào hồ sơ, mà muốn chỉnh sửa hồ sơ bằng phần mềm soạn thảo văn bản như Word, sau đó upload lên lưu vào hệ thống (4).
Ưu điểm: Thao tác quen thuộc, sử dụng phần mềm word để soạn thảo.
Khuyết điểm: Không đồng bộ được với dữ liệu phần mềm công chứng. Phải thao tác nhập liệu thông tin khách hàng, thông tin tài sản 2 lần ( 1 lần vào word, 1 lần vào phần mềm công chứng). Không sử dụng đúng bộ mẫu do văn phòng cung cấp. Không sử dụng được những tính năng đã tích hợp trong phần mềm như kiểm tra chính tả, chèn dữ liệu tự động, tự động lưu trữ trên hệ thống, v.v…..
Chỉnh sửa mẫu biểu Online (5)
Song song với tải hồ sơ trực tiếp, chỉnh sửa mẫu biểu Online khắc phục được những khuyết điểm đã nêu trong phần “Tải hồ sơ trực tiếp”. Bên cạnh đó, do sử dụng tính năng soạn thảo trên Word nên thao tác cũng đơn giản, quen thuộc.
Để có thể sử dụng tính năng “Chỉnh sửa mẫu biểu Online”, bắt buộc văn phòng phải có bộ mẫu văn bản để nhân viên sử dụng(6).
Sau khi chọn mẫu văn bản, việc còn lại là upload mẫu lên hệ thống.
