Quy trình hồ sơ công chứng

Mô tả

Thông thường, quy trình xử lý hồ sơ bao gồm những cấp sau

  • Thư ký nghiệp vụ soạn thu thập thông tin, soạn hồ sơ giao dịch.
  • Công Chứng Viên sẽ kiểm tra hồ sơ, thông tin khách hàng, ký hồ sơ công chứng.
  • Kế Toán sẽ tính phí, xuất phiếu thu, thu tiền khách hàng.
  • Văn Thư Lưu Trữ đóng dấu, cấp số công chứng, lưu trữ hợp đồng.

Ngoài ra sẽ có những phòng ban khác tham gia hỗ trợ

  • Lễ tân: Ghi nhận thông tin sơ bộ về khách hàng để Thư Ký Nghiệp Vụ kế thừa dữ liệu.
  • Hành Chính Nhân Sự: ghi nhận những công văn đi – đến, công văn ngăn chặn, mẫu dấu, mẫu chữ ký để phục vụ trong quá trình soạn thảo, kiểm tra hợp đồng giao dịch.
  • Kinh Doanh: Theo dõi lượng hồ sơ, lượng khách hàng, từ đó đưa ra phương hướng chăm sóc, tư vấn, đem doanh thu về cho văn phòng.

Các văn phòng công chứng thường sẽ đi theo quy trình trên. Tuy nhiên, vì phần mềm sinh ra với mục đính giảm thiểu thao tác, tăng độ chính xác nên quy trình khi sử dụng trên phần mềm sẽ có chút cải biển sau

Quy trình 1

Truyền thống. Bắt đầu từ Thư Ký Nghiệp Vụ soạn hồ sơ, chuyển qua cho Công Chứng Viên kiểm tra, xác nhận. Sau khi Công Chứng Viên đồng ý mới chuyển tiếp cho Kế Toán để tính phí

  • Ưu điểm: Đây được xem là quy trình chuẩn, an toàn, chính xác. Phải có sự đồng ý của Công Chứng Viên thì hồ sơ mới chuyển cho Kế Toán.

  • Khuyết điểm: Tăng thời gian chờ, phải đợi Công Chứng Viên kiểm tra hồ sơ thì kế toán mới tính phí và xuất phiếu thu cho khách hàng.

Quy trình 2

Để giảm thiểu thời gian chờ xác nhận của Công Chứng Viên, Thư Ký Nghiệp Vụ có thể đẩy trực tiếp qua cho Kế Toán ( Công Chứng Viên vẫn nhận được thông tin hồ sơ đẩy qua). Kế toán sẽ chủ động tính phí, xuất phiếu thu. Tăng tốc độ làm việc của các phòng ban. Nếu Công Chứng Viên yêu cầu chỉnh sửa thì Thư Ký Nghiệp Vụ sẽ chỉnh sửa bộ hồ sơ và Kế toán sẽ nhận dữ liệu mới.

  • Ưu điểm: Tăng tốc độ làm việc của nhân viên, kế toán có thể chủ động tính phí trước và báo cho Khách hàng biết.

  • Khuyết điểm: Do kế toán tính phí trước khi Công Chứng Viên kiểm tra nên sẽ dẫn đến trường hợp sai thông tin khách hàng, sai thông tin giao dịch. Thư Ký Nghiệp Vụ sửa lại thì kế toán cũng phải sửa theo.

Vị trí cấu hình quy trình

Mở mục menu – Cầu hình hệ thốngCài đặt hệ thống

Trong tab “Core”, nhìn cột bên phải, kéo xuống dưới sẽ thấy chỗ lựa chọn Quy trình 1 hoặc Quy trình 2

Leave a Comment

On this page