Thao tác tính phí và thù lao hồ sơ
Mô tả
Thao tác tính phí hồ sơ thường được kế toán sử dụng để xuất phiếu thu và ghi nhận thông tin thu tiền của bộ hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ sẽ được Thư Ký Nghiệp Vụ đẩy qua (hoặc Công Chứng Viên dẩy qua). Kế toán chỉ việc kế thừa dữ liệu và thực hiện tính phí.
Tùy vào Quy trình văn phòng mà Kế toán sẽ nhận dữ liệu vào lúc nào (lúc Thư ký đẩy qua hay lúc Công Chứng Viên đẩy qua).
Dù quy trình nào thì nhiệm vụ của kế toán vẫn chỉ liên quan đến công tác tính phí và xuất phiếu thu.
Giao diện tính phí
Trong phần menu chọn “Hồ sơ” – “Danh sách hồ sơ“
Ở đây chúng ta có 3 tab
- Hồ sơ đang xử lý: là những hồ sơ từ Thư Ký Nghiệp Vụ hoặc Công Chứng Viên đẩy qua cho Kế Toán
- Hồ sơ đang cập nhật: là những hồ sơ Kế Toán đang xử lý nhưng chưa xuất phiếu Thu
- Phiếu thu & Hóa đơn: là những hồ sơ Kế Toán xuất phiếu thu thành công và lưu lại trong hệ thống.
Tab “Hồ sơ đang xử lý”
Ở giao diện Hồ sơ đang xử lý, chúng ta sẽ để ý 4 cột (4 nhóm)
Nhóm 1: Nhóm thông tin sơ bộ ngoài hồ sơ
Bao gồm những trường thông tin sau
Số hồ sơ: Đây là số đánh dấu của bộ hồ sơ làm (KHÔNG phải số công chứng). Mỗi hồ sơ sẽ có 1 số hồ sơ mặc định đi kèm. Dùng để xác định bộ hồ sơ trong quá trình xử lý, Ví dụ Thư Ký nói đã chuyển hồ sơ số 27 qua cho Kế Toán tức nói Kế toán hãy tìm hồ sơ có số 27 để xử lý.
Ngày tạo hồ sơ: là ngày Thư Ký Nghiệp Vụ soạn hồ sơ, không phải ngày Kế Toán thu tiền.
Người Giới Thiệu: là người đưa hồ sơ tới văn phòng làm. Để ghi nhận doanh số chi hoa hồng hồ sơ.
Đối tác: Đối tác có thể là cá nhân / tổ chức. Chức năng cũng tương tự như Người Giới thiệu. Dùng để ghi nhận doanh số chi hoa hồng
Nhóm 2: Nhóm thông tin khách hàng
Đây là những trường dữ liệu về thông tin khách hàng bên A, bên B, bên C. Kế toán có thể xem thông tin khách hàng chứ không thể chỉnh sửa. Nếu thấy thông tin sai, hãy liên hệ Thư Ký Nghiệp Vụ hoặc người soạn hồ sơ để được điều chỉnh
Nhóm 3: Nhóm chi phí cơ bản
Đây là chỗ kế toán thường xuyên thao tác nhất. Ở đây kế toán sẽ có các trường dữ liệu sau
Phí và Thù lao hồ sơ: Đây là nhóm chi phí mặc định của hồ sơ, thường là do hệ thống tính ra thông qua những công thức mà người dùng cài đặt. Tuy nhiên có hàng chục loại hồ sơ, dẫn đến có rất nhiều cách tính phí ở đây.
Xem thêm bài viết: Hướng dẫn cách tính Phí và Thù lao hồ sơ
Phí ký ngoài: Đây là nhóm chi phí dành riêng cho những bộ hồ sơ mà khách hàng yêu cầu ký ngoài.
- Để cài đặt / thay đổi địa điểm ký ngoài. Vui lòng xem qua bài hướng dẫn “Hướng dẫn cấu hình dịch vụ ký ngoài“.
- Mỗi hồ sơ có thể chọn hoặc không chọn ký ngoài. Tùy vào tính chất hồ sơ
- Mỗi hồ sơ có thể chọn một hoặc nhiều nơi ký ngoài.
Phí niêm yết: Đây là nhóm chi phí dành riêng cho những bộ hồ sơ có niêm yết.
- Để cài đặt / thay đổi địa điểm Niem yết. Vui lòng xem qua bài hướng dẫn “Hướng dẫn cấu hình dịch vụ niêm yết“.
- Mỗi hồ sơ có thể chọn hoặc không chọn niêm yết. Tùy vào tính chất hồ sơ
- Mỗi hồ sơ có thể chọn một hoặc nhiều nơi niêm yết.
Các chi phí dịch vụ khác: Đây là nhóm chi phí bổ sung, dùng để thêm những khoản phí không nằm trong danh mục phí và thù lao của hồ sơ.
Nhóm 4: Nhóm tổng kết chi phí hồ sơ
Ở đây sẽ là xem lại những chi phí của bộ hồ sơ coi chính xác hết chưa. Ngoài ra còn có 1 tính năng “miễn giảm phí”.
Bài toán như sau: Ông A đến văn phòng ký hồ sơ, mà ông A lại là khách hàng VIP của văn phòng, nên trưởng văn phòng quyết định miễn giảm 10% giá trị hồ sơ cho ông A. Đây chính là lúc sử dụng tính năng “Miễn giảm phí”. Có 2 loại miễn giảm
- Miễn giảm theo %. ví dụ 10%, 20%, 45%, v.v…..
- Miễn giảm theo số tiền: giảm 500 nghìn, giảm 1 triệu, giảm 2 triệu, v.v…..
- Miễn giảm 100% còn được hiểu là miễn phí bộ hồ sơ đó.
Trong bản update tháng 3/2021 có cập nhật thêm một tính năng mới là “phí dịch vụ phát sinh”.
Có nhiều trường hợp Hồ Sơ phải thêm một loại phí nhưng không có sẵn trong phần mềm. Cũng như số tiền loại phí này biến động theo từng hồ sơ, không cố định. Do đó hệ thống có thêm 1 loại phí mới là “Phí dịch vụ phát sinh” để làm rõ chi phí trong Hồ sơ.
