Danh sách Phòng Ban
Mô tả
Mỗi Văn Phòng Công Chứng thường có nhiều phòng ban (phòng nghiệp vụ, phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự,v.v….) và mỗi phòng ban sẽ có những tính năng khác nhau. Do đó Phần mềm quản lý Văn Phòng Công Chứng sẽ hỗ trợ việc tạo / quản lý các phòng ban trong Văn Phòng.
- Administrator: Tài khoản cấp cao, có quyền thêm, xóa, sừa thông tin nhân viên, thông tin văn phòng Công Chứng. Cấu hình dữ liệu phần mềm quản lý Văn Phòng Công Chứng.
- Chuyên viên / Thư Ký Nghiệp Vụ: Là tài khoản cấp cho Thư Ký Nghiệp Vụ. Dùng để soạn hồ sơ, nhập thông tin khách hàng, soạn thảo văn bản.
- Công Chứng Viên: Ứng với chức vụ Công Chứng Viên. Dùng để kiểm soát hồ sơ do Thư Ký Nghiệp Vụ soạn. kiểm tra thông tin khách hàng. Lịch sử giao dịch, lịch sử ngăn chặn của khách hàng, của tài sản giao dịch.
- Kế toán: Ứng với chức vụ kế toán. Dùng để tính phí hồ sơ, xuất phiếu thu tiền cho khách hàng.
- Hành Chính Nhân Sự: Là tài khoản nằm ngoài quy trình hồ sơ của Văn Phòng Công Chứng. Tuy nhiên vẫn có những chức năng hỗ trỗ, tra cứu giao dịch, tra cứu thông tin văn phòng (Nếu được cấp quyền truy cập)
- Ban Điều Hành: Là tài khản dùng để theo dõi doanh số, thao dõi hoạt động của văn phòng, của nhân viên. Giúp các thành viên trong Ban Điều Hành có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của Văn Phòng Công Chứng
- Lễ Tân: Là tài khoản bổ sung, dùng để Lễ tân ghi nhận nhanh thông tin khách hàng, giúp Thư Ký Nghiệp Vụ giảm tải công việc nhập thông tin.
Vị trí tính năng
Ở mục menu, chọn "Cấu hình hệ thống" -> "Phòng ban & Phân quyền"
Thêm phòng ban mới
Mặc định mỗi phòng ban đều có ký hiệu (từ khóa) để nhận biết. Và mỗi ký hiểu phải là duy nhất (không có 2 phòng ban trùng ký hiệu).
Chỉnh sửa phòng ban
Việc chỉnh sửa ít khi được sử dụng. Tuy nhiên trong trường hợp cần chỉnh sửa thì cần chú ý các nội dung sau:
- KHÔNG được điều chỉnh các ký hiệu liên quan đến "Thư ký nghiệp vụ", "Công chứng viên", "Kế toán", "Administrator" Vì nếu thay đổi sẽ dẫn đến hệ thống bị lỗi
- KHÔNG được được có ký hiệu trùng nhau giữa các phòng ban
- Các ký hiệu phải là không dấu. Nếu trên 2 từ phải có dấu gạch giữa nối nhau. Ví dụ "ky-hieu"
Xóa phòng ban
Việc xóa phòng ban sẽ dẫn đến hư dữ liệu hiện có trong hệ thống. Do đó KHÔNG có tính năng xóa phòng ban. Chú ý trong việc tạo phòng ban mới. Nếu không sử dụng có thể đổi tên phòng ban để nhận biết phòng ban đó không còn hoạt động.
Phân quyền theo phòng ban
Trong hệ thống, sẽ có 2 dạn phân quyền. Phân quyền theo phòng ban và phân quyền theo nhân viên. Ở bài hướng dẫn này, chúng ta chỉ nói đến việc phân quyền theo phòng ban.
- Phân quyền theo phòng ban: Những nhân viên thuộc phòng ban nào sẽ có đầy đủ quyền được phân theo phòng ban đó.
-
Phân quyền theo nhân viên: Có những trường hợp nhân viên thuộc phòng ban này sẽ có thêm quyền truy cập vào một vài tính năng chỉ định thuộc phòng ban khác. Tăng tính linh hoạt của hệ thống.
Trong phân quyền sẽ có 3 quyền cơ bản:
- Cho phép: cấp quyền truy cập tính năng đó.
- Thừa kế quyền: Că cứ vào quyền của Phòng ban (chỉ áp dụng khi cấu hình phân quyền dành cho từng nhân viên). Còn trong trường hợp Cấu hình phòng ban thì mặc định sẽ là Từ Chối
- Từ chối: Không cấp quyền truy cập tính năng đó (phân quyền mặc định khi khởi tạo phòng ban mới).
Hỏi & Đáp
Danh sách các Phòng Ban có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng Phòng Công Chứng. Mặc định ngoài 4 phòng ban cơ bản là “Thư Ký Nghiệp Vụ”, “Công Chứng Viên”, “Kế Toán” và “Administrtor”. Các phòng ban khác có thể xóa, phân quyền chức năng, điều chỉnh theo nhu cầu hoạt động.
Mỗi Văn Phòng có thể tạo không giới hạn các phòng ban. Không có sự ràng buộc. Tất cả phòng ban đều có thể tùy biến dễ dàng.
Giống như mô hình công ty, Phòng ban lập ra để nhóm chung một số nhân viên có cùng tính năng lại với nhau. Từ đó dễ dàng quản lý & phân bổ công việc cho từng nhân viên.
Ví dụ: Trong Văn Phòng Công Chứng có 3 nhân viên phụ trách về kế toán. Trong đó 1 người thu tiền, 1 người tính phí, 1 người xuất hóa đơn. Cả 3 người đều có những công việc khác nhau. Nhưng xét về phòng ban, cả 3 người đều nằm trong 1 phòng, đó là “Phòng Kế Toán”
Như vậy, trên phần mềm công chứng i-Notary, 3 nhân viên này sẽ nằm trong 1 phòng ban “kế toán”, thừa hướng những quyền cơ bản của kế toán như “Xem hồ sơ công chứng”, “truy xuất dữ liệu liên quan đến thu phí hồ sơ”, v.v….
Có rất nhiều vấn đề cần bàn đến trong việc phân quyền. Nhưng tóm lại. Sự tồn tại của Phòng Ban là để nhóm các nhân viên có cùng tính năng lại với nhau.
Hoàn toàn được. Việc nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức vụ thường phổ biến trong Văn Phòng Công Chứng. Ví dụ nhân viên vừa là Lễ Tân, vừa là Kế Toán. Phần mềm i-Notary hỗ trợ tính năng kiêm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau của một nhân viên.
