Cấu hình cơ bản

Cấu hình cơ bản là thao tác bắt buộc phải làm từ ban đầu. Mục đích là để cấu hình những thành phần cơ bản như thông tin văn phòng, thông tin vị trí chức năng, phân quyền nhân viên sử dụng tính năng,v.v….

Vì đây là phần nhạy cảm nhất của phần mềm. Nên chỉ có quyền Administrator mới có thể truy cập và cấu hình.

Có thể phân quyền cho các nhân viên khác cấu hình. Tuy nhiên nếu không rõ việc chỉnh sửa sẽ ảnh hướng đến phần nào trong hệ thống thì không nên thao tác. Tránh trường hợp mất kết nối hoặc lỗi cấu hình.

Các tính năng cần tìm hiểu

Tài khoản nhân viên

Mô tả

Tài khoản nhân viên là tính năng dùng để chỉnh sửa thông tin cá nhân của nhân viên đang làm việc tại Văn Phòng. Sẽ có 2 cách thay đổi tài khoản của một nhân viên.

Đối với nhân viên bình thường: Tính năng sẽ bao gồm việc chỉnh sửa thông tin cơ bản như Họ tên, số điện thoại, ngày sinh, mật khẩu đăng nhập, Avata đại diện, v.v....

Đối với Quản trị viên: Tính năng sẽ bao gồm việc chỉnh sửa các thông tin cơ bản của nhân viên, ngoài ra còn có thể điều chỉnh phòng ban, phân quyền theo từng nhân viên.

Danh sách các chỉnh sửa thông tin cơ bản dành cho nhân viên bình thường:​
  1. Hô tên Nhân viên
  2. Số điện thoại
  3. Mật khẩu truy cập
  4. Hình Avata đại diện
  5. Chữ ký cá nhân

Vị trí tính năng

Nằm trên cùng, góc phải màn hình (Chỗ Avata nhân viên)

Danh sách nhân viên

Mô tả

Quản lý nhân viên là tính năng quan trọng dùng để thêm mới / chỉnh sửa thông tin nhân viên, thông tin phân quyền theo từng nhân viên riêng biệt.

Các tính năng trong “Danh sách nhân viên”

  1. Tạo mới nhân viên.
  2. Chỉnh sửa thông tin nhân viên.
  3. Đổi mật khẩu nhân viên.
  4. Cấu hình chỉ tiêu nhân viên.
  5. Phân quyền theo từng nhân viên.
  6. Kích hoạt / chặn tài khoản nhân viên.

Vị trí tính năng

Trên mục Menu, chọn “Cấu hình hệ thống” – “Danh sách nhân viên“

Thêm nhân viên mới

Trong mục thêm nhân viên mới bao gồm 3 tab cơ bản sau:

  1. Thông tin: Gồm những thông tin cơ bản của nhân viên như Họ tên, Số điện thoại liên hệ, mật khẩu, chỉ tiêu doanh số, ngày vào làm, v.v…
  2. Phòng Ban: Gán nhân viên vào 1 trong các loại phòng ban. Thông thường sẽ có 07 loại phòng ban cơ bản. Nhưng tùy vào chính sách hoạt động của Văn Phòng mà có ít hoặc nhiều phòng ban hơn.
  3. Phân quyền: Phân thêm những quyền ngoài quyền mặc định theo từng phòng ban.

Chỉnh sửa thông tin nhân viên

Tài khoản được phân quyền có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân của từng nhân viên trong văn phòng. Bao gồm các tính năng sau:

  1. Cấp lại mật khẩu đăng nhập phần mềm cho nhân viên.
  2. Chỉnh sửa thông tin cá nhân của nhân viên.
  3. Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa tài khoản nhân viên.
  4. Phân bổ lại quyền sử dụng phần mềm.
  5. Thay đổi thuộc tính phòng ban của nhân viên.

Hỏi & Đáp

Nhân viên quên mật khẩu, có thể nhờ Quản Trị Viên (người nắm quyền Administrator) hỗ trợ đổi sang mật khẩu mới cho bạn.

Quản trị viên chỉ có thể đổi sang mật khẩu mới, hoàn toàn không thể biết mật khẩu cũ là gì.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tài khoản không thể đăng nhập. Ví dụ như:

  • Nhập sai thông tin đăng nhập (email, mật khẩu).
  • Chữ hoa, thường bị sai (chú ý nút Caps Lock trên bàn phím).
  • Tài khoản bị khóa vì đăng nhập sai nhiều lần.
  • Tài khoản bị khóa vì Quản Trị Viên khóa.

Trong trường hợp tài khoản bị khóa vì nhập sai nhiều lần, Nhân viên vui lòng liên hệ Quản Trị Viên để được hỗ trợ mở khóa. Hoặc chờ hết thời gian khóa thì đăng nhập lại.

Danh sách Phòng Ban

Mô tả

Mỗi Văn Phòng Công Chứng thường có nhiều phòng ban (phòng nghiệp vụ, phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự,v.v….) và mỗi phòng ban sẽ có những tính năng khác nhau. Do đó Phần mềm quản lý Văn Phòng Công Chứng sẽ hỗ trợ việc tạo / quản lý các phòng ban trong Văn Phòng.

  1. Administrator: Tài khoản cấp cao, có quyền thêm, xóa, sừa thông tin nhân viên, thông tin văn phòng Công Chứng. Cấu hình dữ liệu phần mềm quản lý Văn Phòng Công Chứng.
  2. Chuyên viên / Thư Ký Nghiệp Vụ: Là tài khoản cấp cho Thư Ký Nghiệp Vụ. Dùng để soạn hồ sơ, nhập thông tin khách hàng, soạn thảo văn bản.
  3. Công Chứng Viên: Ứng với chức vụ Công Chứng Viên. Dùng để kiểm soát hồ sơ do Thư Ký Nghiệp Vụ soạn. kiểm tra thông tin khách hàng. Lịch sử giao dịch, lịch sử ngăn chặn của khách hàng, của tài sản giao dịch.
  4. Kế toán: Ứng với chức vụ kế toán. Dùng để tính phí hồ sơ, xuất phiếu thu tiền cho khách hàng.
  5. Hành Chính Nhân Sự: Là tài khoản nằm ngoài quy trình hồ sơ của Văn Phòng Công Chứng. Tuy nhiên vẫn có những chức năng hỗ trỗ, tra cứu giao dịch, tra cứu thông tin văn phòng (Nếu được cấp quyền truy cập)
  6. Ban Điều Hành: Là tài khản dùng để theo dõi doanh số, thao dõi hoạt động của văn phòng, của nhân viên. Giúp các thành viên trong Ban Điều Hành có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của Văn Phòng Công Chứng
  7. Lễ Tân: Là tài khoản bổ sung, dùng để Lễ tân ghi nhận nhanh thông tin khách hàng, giúp Thư Ký Nghiệp Vụ giảm tải công việc nhập thông tin.

Vị trí tính năng

Ở mục menu, chọn "Cấu hình hệ thống" -> "Phòng ban & Phân quyền"

Thêm phòng ban mới

Mặc định mỗi phòng ban đều có ký hiệu (từ khóa) để nhận biết. Và mỗi ký hiểu phải là duy nhất (không có 2 phòng ban trùng ký hiệu).

Chỉnh sửa phòng ban

Việc chỉnh sửa ít khi được sử dụng. Tuy nhiên trong trường hợp cần chỉnh sửa thì cần chú ý các nội dung sau:

  1. KHÔNG được điều chỉnh các ký hiệu liên quan đến "Thư ký nghiệp vụ", "Công chứng viên", "Kế toán", "Administrator" Vì nếu thay đổi sẽ dẫn đến hệ thống bị lỗi
  2. KHÔNG được được có ký hiệu trùng nhau giữa các phòng ban
  3. Các ký hiệu phải là không dấu. Nếu trên 2 từ phải có dấu gạch giữa nối nhau. Ví dụ "ky-hieu"

Xóa phòng ban

Việc xóa phòng ban sẽ dẫn đến hư dữ liệu hiện có trong hệ thống. Do đó KHÔNG có tính năng xóa phòng ban. Chú ý trong việc tạo phòng ban mới. Nếu không sử dụng có thể đổi tên phòng ban để nhận biết phòng ban đó không còn hoạt động.

Phân quyền theo phòng ban

Trong hệ thống, sẽ có 2 dạn phân quyền. Phân quyền theo phòng ban và phân quyền theo nhân viên. Ở bài hướng dẫn này, chúng ta chỉ nói đến việc phân quyền theo phòng ban.

  1. Phân quyền theo phòng ban: Những nhân viên thuộc phòng ban nào sẽ có đầy đủ quyền được phân theo phòng ban đó.
  2. Phân quyền theo nhân viên: Có những trường hợp nhân viên thuộc phòng ban này sẽ có thêm quyền truy cập vào một vài tính năng chỉ định thuộc phòng ban khác. Tăng tính linh hoạt của hệ thống.

Trong phân quyền sẽ có 3 quyền cơ bản:

  1. Cho phép: cấp quyền truy cập tính năng đó.
  2. Thừa kế quyền: Că cứ vào quyền của Phòng ban (chỉ áp dụng khi cấu hình phân quyền dành cho từng nhân viên). Còn trong trường hợp Cấu hình phòng ban thì mặc định sẽ là Từ Chối
  3. Từ chối: Không cấp quyền truy cập tính năng đó (phân quyền mặc định khi khởi tạo phòng ban mới).

Hỏi & Đáp

Danh sách các Phòng Ban có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng Phòng Công Chứng. Mặc định ngoài 4 phòng ban cơ bản là “Thư Ký Nghiệp Vụ”, “Công Chứng Viên”, “Kế Toán” và “Administrtor”. Các phòng ban khác có thể xóa, phân quyền chức năng, điều chỉnh theo nhu cầu hoạt động.

Mỗi Văn Phòng có thể tạo không giới hạn các phòng ban. Không có sự ràng buộc. Tất cả phòng ban đều có thể tùy biến dễ dàng.

Giống như mô hình công ty, Phòng ban lập ra để nhóm chung một số nhân viên có cùng tính năng lại với nhau. Từ đó dễ dàng quản lý & phân bổ công việc cho từng nhân viên.

Ví dụ: Trong Văn Phòng Công Chứng có 3 nhân viên phụ trách về kế toán. Trong đó 1 người thu tiền, 1 người tính phí, 1 người xuất hóa đơn. Cả 3 người đều có những công việc khác nhau. Nhưng xét về phòng ban, cả 3 người đều nằm trong 1 phòng, đó là “Phòng Kế Toán”

Như vậy, trên phần mềm công chứng i-Notary, 3 nhân viên này sẽ nằm trong 1 phòng ban “kế toán”, thừa hướng những quyền cơ bản của kế toán như “Xem hồ sơ công chứng”, “truy xuất dữ liệu liên quan đến thu phí hồ sơ”, v.v…. 

Có rất nhiều vấn đề cần bàn đến trong việc phân quyền. Nhưng tóm lại. Sự tồn tại của Phòng Ban là để nhóm các nhân viên có cùng tính năng lại với nhau.

Hoàn toàn được. Việc nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức vụ thường phổ biến trong Văn Phòng Công Chứng. Ví dụ nhân viên vừa là Lễ Tân, vừa là Kế Toán. Phần mềm i-Notary hỗ trợ tính năng kiêm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau của một nhân viên. 

Cài đặt thông tin Văn Phòng

Mô tả

Cài đặt thông tin về Văn Phòng Công Chứng là thao tác bắt buộc phải thực hiện mỗi khi triển khai hệ thống Văn Phòng Công Chứng. Những thông tin được khai báo sẽ giúp giảm thiểu thao tác cho quá trình soạn thảo hồ sơ và giúp nhận diện thương hiệu Văn Phòng đến từng khách hàng làm hồ sơ.

Vị trí tính năng

Ở thanh menu, chọn “Cấu hình hệ thống” – “Cài đặt hệ thống“

Tab “Core”

Ở giao diện “Core” chủ yếu là khai báo thông tin về Văn phòng như tên văn phòng, địa chỉ, website, công chứng viên,v.v….. Thường chủ yếu chia làm 2 phần

Phần thông tin Văn Phòng Công Chứng
Phần thông tin khai báo thêm

Tab “Customer” #

Đây là giao diện dùng để cấu hình vị trí hiển thị thông tin khách hàng trên file word. Thông tin khách hàng rất đa dạng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, chứng minh nhân dân, v.v…. vậy làm sao để cấu hình thông tin nào xuất hiện trước, thông tin nào không cần phải xuất hiện trong file word ?

Ở Tab Customer, chúng ta phải cấu hình lần lượt 3 loại khách hàng

Khách hàng cá nhân
Khách hàng Công Ty / Tổ Chức (Cá nhân đại diện) #
Khách hàng Công Ty / Tổ Chức (Tổ chức đại diện) #

Tab “Document”

Gồm các trường cấu hình sau:

  1. CCV mặc định ( Công Chứng Viên mặc định): Áp dụng khi nhân viên soạn hồ sơ công chứng. Để giảm thiểu thao tác nhấp chuột, hệ thống sẽ ghi nhận Công Chứng Viên mặc định. Trong trường hợp Thư Ký Nghiệp Vụ không chọn công chứng viên ký hồ sơ thì sẽ lấy Công Chứng Viên mặc định.
  2. Kế toán mặc định: tương tự như CCV mặc định, hệ thống sẽ ghi nhận Kế toán nhận hồ sơ trong trường hợp không chọn kế toán.
  3. Cấu hình số Phiếu Thu: sẽ có trường hợp phiếu thu nhảy theo năm (tự động, qua năm sau mới reset lại về 1) hoặc theo tháng (qua mỗi tháng sẽ reset lại về 1). Tùy vào yêu cầu của Văn Phòng mà cấu hình số Phiếu Thu.
  4. Ngôn ngữ dịch thuật: Dành cho mục cấu hình hồ sơ bản dịch, mỗi ngôn ngữ sẽ có chi phí dịch khác nhau. Do đó sẽ có phần cấu hình thêm ngôn ngữ dịch thuật.

Tab “Service”

Đây là tính năng dùng để cấu hình thư mục trên Google Drive (áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu, hình ảnh, hồ sơ công chứng lên Google). Hoặc cấu hình trên Microsoft Office. Nên để mặc định và không thay đổi.

Tab “Logo”

Dùng để upload hình ảnh logo Văn Phòng. Thường áp dụng cho lần đầu tiên cấu hình hệ thống.

Phân quyền tính năng

Mô tả

Phân quyền tính năng được ví như trụ cột của phần mềm. Muốn nhân viên có thể sử dụng tính năng nào thì sẽ phân quyền mở tính năng đó. Phân quyền tính năng gồm 2 phần: Phân quyền theo phòng ban và Phân quyền theo từng nhân viên

Phân quyền theo phòng ban

Mặc định sẽ có 7 phòng ban cơ bản. Mỗi phòng ban sẽ có những tính năng riêng biệt. Mỗi khi nhân viên được tạo mới đều phải thuộc một hoặc nhiều phòng ban. Sẽ có những trường hợp một nhân viên đảm nhận 2 hoặc 3 phòng ban. Do đó khi chọn phòng ban, hệ thống vẫn có thể cho phép 1 nhân viên thuộc 1 hoặc nhiều phòng ban.

  1. Tính năng sẽ được áp dụng cho toàn phòng ban. Nếu nhân viên thuộc phòng ban nào sẽ được cấp đầy đủ quyền của phòng ban đó.
  2. Mỗi nhân viên có thể nhiều phòng ban khác nhau.
  3. Ko bắt buộc nhân viên phải vào phòng ban. Nếu nhân viên không vào phòng ban vẫn có thể cấp quyền theo tính năng Phân quyền theo từng nhân viên

Phân quyền theo từng nhân viên

Phân quyền theo từng nhân viên chí áp dụng trong trường hợp cấp thêm quyền cho nhân viên. Tất nhiên sẽ có những trường hợp hạn chế quyền lại. Ví dụ nhân viên Kế toán B có quyền mặc định là tính phí và xuất báo cáo. Nhưng Văn phòng muốn nhân viên Kế toán B chỉ phụ trách quyền tính phí. Còn xuất báo cáo sẽ cho một nhân viên khác phụ trách. Điều này vẫn có thể điều chỉnh dễ dàng với tính năng Phân quyền theo từng nhân viên.

  1. Cho phép: cấp quyền truy cập tính năng đó.
  2. Thừa kế quyền: Că cứ vào quyền của Phòng ban (chỉ áp dụng khi cấu hình phân quyền dành cho từng nhân viên). Còn trong trường hợp Cấu hình phòng ban thì mặc định sẽ là Từ Chối
  3. Từ chối: Không cấp quyền truy cập tính năng đó (phân quyền mặc định khi khởi tạo phòng ban mới).

Hỏi & Đáp

Phân quyền tính năng nằm trong mục chỉnh sửa thông tin nhân viên. Tuy nhiên nhân viên bình thường sẽ không thấy mục Phân Quyền này. Mục phân quyền chỉ được hiển thị dành cho tài khoản “Administrator” hoặc được tài khoản “Administrtor” phân quyền chỉ định nhân viên được sử dụng tính năng Phân quyền.

Cấu hình dữ liệu nguồn

Quy trình hồ sơ công chứng

Mô tả

Thông thường, quy trình xử lý hồ sơ bao gồm những cấp sau

  • Thư ký nghiệp vụ soạn thu thập thông tin, soạn hồ sơ giao dịch.
  • Công Chứng Viên sẽ kiểm tra hồ sơ, thông tin khách hàng, ký hồ sơ công chứng.
  • Kế Toán sẽ tính phí, xuất phiếu thu, thu tiền khách hàng.
  • Văn Thư Lưu Trữ đóng dấu, cấp số công chứng, lưu trữ hợp đồng.

Ngoài ra sẽ có những phòng ban khác tham gia hỗ trợ

  • Lễ tân: Ghi nhận thông tin sơ bộ về khách hàng để Thư Ký Nghiệp Vụ kế thừa dữ liệu.
  • Hành Chính Nhân Sự: ghi nhận những công văn đi – đến, công văn ngăn chặn, mẫu dấu, mẫu chữ ký để phục vụ trong quá trình soạn thảo, kiểm tra hợp đồng giao dịch.
  • Kinh Doanh: Theo dõi lượng hồ sơ, lượng khách hàng, từ đó đưa ra phương hướng chăm sóc, tư vấn, đem doanh thu về cho văn phòng.

Các văn phòng công chứng thường sẽ đi theo quy trình trên. Tuy nhiên, vì phần mềm sinh ra với mục đính giảm thiểu thao tác, tăng độ chính xác nên quy trình khi sử dụng trên phần mềm sẽ có chút cải biển sau

Quy trình 1

Truyền thống. Bắt đầu từ Thư Ký Nghiệp Vụ soạn hồ sơ, chuyển qua cho Công Chứng Viên kiểm tra, xác nhận. Sau khi Công Chứng Viên đồng ý mới chuyển tiếp cho Kế Toán để tính phí

  • Ưu điểm: Đây được xem là quy trình chuẩn, an toàn, chính xác. Phải có sự đồng ý của Công Chứng Viên thì hồ sơ mới chuyển cho Kế Toán.

  • Khuyết điểm: Tăng thời gian chờ, phải đợi Công Chứng Viên kiểm tra hồ sơ thì kế toán mới tính phí và xuất phiếu thu cho khách hàng.

Quy trình 2

Để giảm thiểu thời gian chờ xác nhận của Công Chứng Viên, Thư Ký Nghiệp Vụ có thể đẩy trực tiếp qua cho Kế Toán ( Công Chứng Viên vẫn nhận được thông tin hồ sơ đẩy qua). Kế toán sẽ chủ động tính phí, xuất phiếu thu. Tăng tốc độ làm việc của các phòng ban. Nếu Công Chứng Viên yêu cầu chỉnh sửa thì Thư Ký Nghiệp Vụ sẽ chỉnh sửa bộ hồ sơ và Kế toán sẽ nhận dữ liệu mới.

  • Ưu điểm: Tăng tốc độ làm việc của nhân viên, kế toán có thể chủ động tính phí trước và báo cho Khách hàng biết.

  • Khuyết điểm: Do kế toán tính phí trước khi Công Chứng Viên kiểm tra nên sẽ dẫn đến trường hợp sai thông tin khách hàng, sai thông tin giao dịch. Thư Ký Nghiệp Vụ sửa lại thì kế toán cũng phải sửa theo.

Vị trí cấu hình quy trình

Mở mục menu – Cầu hình hệ thốngCài đặt hệ thống

Trong tab “Core”, nhìn cột bên phải, kéo xuống dưới sẽ thấy chỗ lựa chọn Quy trình 1 hoặc Quy trình 2

Phương thức thanh toán

Mô tả

Phương thức thanh toán thường được sử dụng trong việc xuất phiếu thu và ghi nhận thông tin thanh toán để kế toán đối chiếu dữ liệu. Thường sử dụng trong việc báo cáo, thống kê hồ sơ công chứng.

Kế toán sử dụng Phương thức thanh toán để cập nhật thông tin trong Phiếu Thu.

Đơn vị hỗ trợ

Mô tả

Đơn vị hỗ trợ là danh sách địa chỉ, thông tin liên lạc các cơ sở, tổ chức, phòng ban. Giúp cho khách hàng đến để lấy những giấy tờ hoàn thiện thủ tục hồ sơ công chứng.

Khách hàng cần đến Ủy Ban Nhân Dân Phường để lấy giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Khi đó nhân viên sẽ in ra thông tin / địa chỉ của Ủy Ban Nhân Dân nơi khách hàng cần đến, gặp phòng hộ tịch để lấy giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bổ sung vào hồ sơ bán nhà.

Các tính năng chính bao gồm:
  1. Danh sách các Đơn vị hỗ trợ
  2. Thêm mới / chỉnh sửa Đơn vị hỗ trợ
  3. Xuất excel dữ liệu

Thêm Đơn vị hỗ trợ

Chỉnh sửa thông tin đơn vị hỗ trợ

Cấu hình Đối Tác

Mô tả

Dữ liệu đối tác là một trường dữ liệu rất quan trọng, là điểm mạnh của Phần Mềm Công Chứng i-Notary. Nó giúp cho việc quản lý, thống kê thông tin đối tác được thuận tiện và nhanh chóng hơn. Giúp bộ phận Kinh Doanh (hoặc nhân viên được phân quyền) nắm rõ các hồ sơ do đối tác gửi về. Từ đó sẽ có cái nhìn khái quát về tỷ lệ hồ sơ đối tác, đối tác nào cần được chăm sóc, đối tác nào là quan trọng.

Tính năng chính

  • Ghi nhận thông tin đối tác
  • Tỷ lệ chia hoa hồng theo đối tác

Vị trí tính năng

ở mục menu – chọn “Cấu hình hệ thống” – “Đối tác“

Ghi nhận thông tin Đối Tác

Mặc định khi tạo mới đối tác sẽ nằm ở trạng thái “Hiển thị” để nhân viên sử dụng. Nếu không muốn sử dụng đối tác nào thì chuyển trạng thái sang “Tạm ẩn” là được.

Chia tỷ lệ hoa hồng theo đối tác

Vào mục “Chỉnh sửa” của từng đối tác để cấu hình chia tỷ lệ hoa hồng.

Trong cấu hình tỷ lệ hoa hồng dành cho đối tác, chúng ta có 2 trường dữ liệu quan trọng nhất

  • Chọn loại phí: Áp dụng tỷ lệ % theo từng loại phí mà hồ sơ đó mang về cho văn phòng. Phần này sẽ được mô tả chi tiết hơn ở những ví dụ phía dưới.
  • Áp dụng cho toàn bộ hồ sơ, loại trừ những hồ sơ sau: Tức hệ thống sẽ áp dụng tỷ lệ hoa hồng này cho toàn bộ hồ sơ do đối tác đó mang về. Tuy nhiên những hồ sơ được chọn sẽ KHÔNG được tính tỷ lệ hoa hồng.

Ví dụ 1: Trích 30% phí và 50% thù lao cho đối tác

Ở mục “Chọn loại phí” chúng ta chọn 2 bảng “Phí” và “Thù lao”

Ví dụ 2: Trích 10% phí, 30% thù lao, 20% ký ngoài, 20% niêm yết cho đối tác

Ví dụ 3: Trích 20% tổng thu, nhưng trừ hồ sơ Sao Y

Tổng thu: Tức số tiền thu thực tế của bộ hồ sơ. Bao gồm các phí và thù lao có trong bộ hồ sơ công chứng đó.

Cấu hình Người Giới Thiệu

Mô tả

Người Giới Thiệu là một tính năng khá thú vị, được sử dụng để chia tỷ lệ hoa hồng khi có khách để làm hồ sơ công chứng ở Văn Phòng. Về cấu hình, Người Giới Thiệu cấu hình cũng giống như Đối tác.

Vậy, Người Giới Thiệu thường được sử dụng vào lúc nào ?

Mô tả: Người Giới Thiệu là người thường xuyên giới thiệu khách đến văn phòng công chứng. Mỗi khách hàng tới sẽ được gán vào một Người Giới Thiệu. Nếu khách hàng làm hồ sơ, văn phòng sẽ trích 1 khoản % phí môi giới cho Người Giới Thiệu. Ở đây chúng ta có thể hiểu Người Giới Thiệu cũng là Cộng Tác Viên của văn phòng.

Vị trí tính năng

Trong mục menu – “Cấu hình hệ thống” – “Người Giới Thiệu”

Cấu hình Người Giới Thiệu

Cài Đặt Map Dữ Liệu

Mô tả

Cài Đặt Map Dữ Liệu là tính năng dùng để tự động chèn từ dữ liệu hệ thống (thông tin khách hàng, thông tin hồ sơ, thông tin người soạn thảo,v.v…) sang file word. Hệ thống được thiết kế tùy biến với nhiều trường dữ liệu. Bắt buộc người có phân quyền (mặc định là quyền Administrator) mới có thể truy cập tính năng.

Ví dụ bạn muốn hệ thống tự động lấy thông tin khách hàng ( họ tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân,v.v…) hoặc lấy thông tin ngày tháng hôm nay để chèn vào hồ sơ (tránh trường hợp ghi sai ngày). Hệ thống sẽ tự động chèn dữ liệu đầu vào, giảm thiểu thao tác nhập liệu, giảm sai sót trong quá trình soạn hồ sơ.

Vị trí tính năng

Trong phần Cài Đặt Map Dữ Liệu gồm 2 cột.

  • Cột “Chọn column” để chọn những trường dữ liệu muốn hệ thống tự động điền.
  • Cột “Column đã chọn” là những trường dữ liệu đã cấu hình xong, muốn edit hoặc xóa đi.

Sau khi thêm mới (hoặc chỉnh sửa / xóa ) thì nhấn nút “Cập Nhật” để hệ thống lưu lại thao tác chỉnh sửa.

Song song với việc thêm mới / chỉnh sửa trong “Cài Đặt Map Dữ Liệu”, bạn phải chỉnh sửa cùng lúc với code trong file word. Như thế hệ thống mới so sánh được và thay thế vị trí cần chỉnh sửa.

Một số ví dụ thực tế

Chèn thông tin khách hàng Bên A, Bên B, Bên C vào hệ thống

Đầu tiên chúng ta nên quy định code chung cho các khách hàng bên A, bên B, bên C. Có thể tham khảo cấu trúc dành cho bên A như sau: Ben-A (viết hoa chữ đầu, không dấu, 2 từ nối với nhau bằng dấu gạch ngang). Tương tự chúng ta quy định cho Ben-B và Ben-

Làm tương tự với Bên B và Bên C

Trong việc cấu hình Khách hàng sẽ có rất nhiều trường dữ liệu (Họ tên khách hàng, chứng minh nhân dân, số điện thoại, email, ngày sinh,v.v…) vậy làm sao để cấu hình trường dữ liệu nào xuất hiện trước, trường nào xuất hiện sau, trường nào không cần hiển thị ra trên file word ?

Chèn thông tin ngày tháng làm hồ sơ vào hệ thống

Bước đầu, chọn “Ngày hôm nay” bên cột trái. Do phần ngày tháng được cấu hình từ 3 thành phần “Ngày” – “Tháng” – “Năm” nên sẽ có 3 cột column bên tay phải.

  • Muốn hiển thị ngày (ví dụ ngày 20), nhập mã code “Day“, và phần chọn phía dưới là “Ngày“.
  • Muốn hiển thị tháng (ví dụ tháng 10), nhập mã code “Month“, và phần chọn phía dưới là “Tháng“.
  • Muốn hiển thị năm (ví dụ năm 2020), nhập mã code “Year“, và phần dọng phía dưới là “Năm“.

Ví dụ sau khi chèn code sẽ ra như sau: ngày hôm nay là ngày 20 tháng 10 năm 2020

Chuyển đổi thông tin ngày tháng sang dạng chữ

Trong quá trình soạn hồ sơ, sẽ có những chỗ hiển thị thông tin ngày tháng bằng chữ. Sau đây, chúng ta cài mới 1 column. Cột bên trái, chúng ta vẫn chọn “Ngày hôm nay”, cột bên phải, chúng ta chèn code “Day-text” (viết hoa chữ cái đầu, không dấu, nối với nhau bằng dấu gạch ngang). Phần chọn phía dưới, chúng ta chọn “Ngày bằng chữ”. Thế là xong.

Quy định đặt mã code

Để thuận tiện cho việc chỉnh sửa văn bản, chúng ta nên có 1 vài quy định cách đặt mã code để thuận tiện hơn trong việc ghi nhớ và chỉnh sửa. Vì việc cấu hình mã code chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trên phần mềm, nhưng sẽ rất thường xuyên trên file word. Do đó phải có quy định để việc ghi nhớ và cập nhật mã code trên file word được thuận tiện nhất.

  • Mã code phải có ý nghĩa với nội dung muốn thay đổi. Không nên để những mã 001, abcd vì những từ này không có ý nghĩa, dẫn đến việc khó ghi nhớ khi chèn code vào file word.
  • Mã code phải không dấu (có thể ghi tiếng anh / tiếng việt – tùy vào người dùng). Đây là bắt buộc.
  • Mã code không được có khoản cách (Ben A, Ben B). Nên dùng dấu gạch ngang  để phân cách 2 từ.
  • Mã code phải viết hoa chữ cái đầu để dễ đọc ( Ben-A, Ngay-Hom-Nay). Tùy vào người dùng có thể áp dụng hoặc không.
  • Mã code không được trùng lặp. Ví dụ Bên A mã là “Ben-A“, qua Bên B người dùng lại nhập “Ben-A” (do copy, quên đổi). Như vậy hệ thống sẽ không biết phải chọn code nào cho bên khách hàng nào. Dẫn đến việc tự động điền thông tin khách hàng bị sai.

Bước tiếp theo, Chèn code vào file word

Hệ thống không thể tự động chèn nội dung thông tin mối chuyển đổi vào file word. Các bạn phải hướng dẫn chỗ để code tự chèn vào. Do đó chúng ta sẽ làm thêm 1 bước là chèn code vào file soạn thảo văn bản (file word)

Chèn Code vào File Word

Mô tả

Sau khi cấu hình “Cài đặt Map dữ liệu” ở bài viết này. Chúng ta phải cấu hình chèn những đoạn code vào file word để hệ thống tự động nhận diện và chuyển đổi code sang thông tin nhập liệu.

Quy định chung

  • File word phải là dạng .docx . Những file .doc không thể sử dụng tính năng chèn code. Do đó chúng ta phải chuyển đổi file .doc sang .docx trước khi chèn code.
  • Code phải để trong cấu trúc sau ${xxxxx}. Trong đó xxxxx là mã code đã quy định ở bài viết Hướng dẫn cài đặt map dữ liệu. Ví dụ code Bên A là Ben-A thì khi chèn vào trong file word sẽ có dạng là ${Ben-A}

Demo mẫu giao diện

Mẫu giao diện Lời Chứng Của Công Chứng Viên sau khi chuyển sang dạng code

Như mẫu trên, chúng ta sẽ có những code sau:

  • ${Day} – ngày soạn thảo văn bản – ngày 20
  • ${Month} – tháng soạn thảo văn bản – tháng 10
  • ${Year} – Năm soạn thảo văn bản – năm 2020
  • ${Day-text} – Ngày tháng năm dạng chữ – Ngày hai mươi tháng mười năm hai nghìn không trăm hai mươi.
  • ${CCV} – Họ tên Công Chứng Viên làm hồ sơ – ví dụ Nguyễn Văn Viên
  • ${Ben-A} – Thông tin khách hàng Bên A
  • ${Ben-B} – Thông tin khách hàng Bên B
  • ${qrcode} – mã QRcode dùng để kiểm tra tiến độ hoàn thiện hồ sơ.

Công thức tính phí hồ sơ

Mô tả

Công thức tính phí hồ sơ công chứng là tính năng mở rộng, đòi hỏi người dùng xem kỹ những ví dụ dưới đây để có cái nhìn khái quát về những trường hợp tính phí.

Vị trí tính năng

Phần menu – “Cấu hình dịch vụ” – “Loại hồ sơ” – “chỉnh sửa công thức theo từng Loại hồ sơ

Các kiểu tính phí bao gồm:

  1. Tính phí mặc định
  2. Tính phí cố định – Theo số trang / số bảng
  3. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo số bản / số trang.
  4. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo giá trị lựa chọn sẵn
  5. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo giá trị lựa chọn sẵn
  6. Tính phí dịch thuật

1. Tính phí mặc định

Thường áp dụng cho những bộ hồ sơ đơn giản, Phí và thu lao thường là các giá trị cố định không đổi.

Ví dụ: Với loại hồ sơ A có phí là 50.000 đ, thù lao là 1.000.000 đ. Thì cứ đúng loại hồ sơ A hệ thống sẽ thể hiện phí = 50.000 đ ; thù lao = 1.000.000 đ. Tổng phí và thù lao sẽ là 1.050.000 đ

2. Tính phí cố định – Theo số trang / số bảng

Tính phí theo số trang / số bản thường được áp dụng trong những bộ hồ sơ dạng Sao Y hoặc những bộ hồ sơ cần thanh toán theo từng trang / từng bản.

Ví dụ: Tính phí hồ sơ sao Y gồm 5 bản, mỗi bản có 3 trang. Mỗi trang có giá 4.000đ. Ta có công thức như sau:

Số bản x Số trang x (số tiền)

5 bản x 3 trang x (4.000 đ ) = 60.000 đ

3. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo số bản / số trang

“Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo số bản / số trang” thường được áp dụng trong những bộ hồ sơ dạng Sao Y hoặc những bộ hồ sơ cần thanh toán theo từng trang / từng bản. Tuy nhiên sự khác nhau giữa “Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo số bản / số trang” và “Tính phí theo số trang / số bản” nằm ở cách tính công thức.

Ví dụ: Tính phí hồ sơ sao Y gồm 5 bản, mỗi bản có 3 trang. Nhưng bản đầu tiên giá 4.000đ/trang. Bản thứ 2 đến bản thứ 4 giá 3.000đ/trang. Từ bản thứ 5 trở đi giá 2.000đ/trang. Ta có công thức như sau:

[1 (bản đầu tiên) x 3 (số trang) x 4.000đ (số tiền)] +

[3 (bản thứ 2 + bản thứ 3 + bản thứ 4) x 3 (số trang) x 3.000đ (số tiền)+

[1 (bản thứ 5) x 3 (số trang) x 2.000đ (số tiền)]

Video is comming …..

4. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo giá trị tài sản hiện hữu

Tính theo giá trị tài sản hiện hữu thường được áp dụng trong việc tính phí các hồ sơ liên quan đến tài sản như đất, nhà, xe, v.v….. và bảng tính phí thường do nhà nước quy định.

Ví dụ: Tính giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng giao dịch sau đây:

  • Dưới 50 triệu đồng: Mức thu là 50 ngìn đồng
  • Từ trên 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng: Mức thu là 100 ngìn đồng.
  • Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng: Mức thu là 0.1% giá trị tài sản giao dịch.
  • Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng: Mức thu là 1 triệu đồng + 0.06% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng.
  • Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng: Mức thu là 2,2 triệu đồng + 0.05% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng.
  • Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng: Mức thu là 3,2 triệu đồng + 0.04% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng.
  • Từ trên 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng: Mức thu là 5,2 triệu đồng + 0.03% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng.
  • Trên 100 tỷ đồng: Mức thu là 32,2 triệu đồng + 0.02% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng. Mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp.

Đọc có vẻ dài quá nhỉ. Sau đây là hướng dẫn thao tác. Đọc vậy thôi chứ tao tác đơn giản lắm.

Câu hỏi: Vậy trong trường hợp giá trị hợp đồng giao dịch là đúng 3 tỷ thì sao ?

Trả lời: Nếu giá trị giao dịch đúc 3 tỷ. Vậy chúng ta sẽ áp dụng công thức “Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng: Mức thu là 1 triệu đồng + 0.06% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng.” Chỉ khi nào giá trị tài sản giao dịch là 3 tỷ lẻ 1 đồng thì lúc đó mới áp dụng công thức tiếp theo phía dưới

Công thức tính như sau:

Mức thu 1 triệu + 0.06 % của 2 tỷ ( giá trị vượt quá 1 tỷ )

= 1 triệu + 1,2 triệu = 2,2 triệu

Câu hỏi: Nếu giá trị tài sản giao dịch là 500 tỷ thì sao ?

Trả lời: đơn giản, áp dụng công thức “Trên 100 tỷ đồng: Mức thu là 32,2 triệu đồng + 0.02% giá trị tài sản giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng”

Công thức tính như sau:

Mức thu 32,2 triệu + 0.02 % của 400 tỷ ( giá trị vượt quá 100 tỷ )

= 32,2 triệu + 228 triệu = 260,2 triệu

SAI . Theo quy định nhà nước, Mức thu trần tối đa của một bộ hồ sơ công chứng là 70 triệu / trường hợp. Do đó chúng ta có thêm 1 ràng buộc “Mức thu tối đa là 70 triệu đồng / trường hợp“. Như vậy chi phí văn phòng có thể thu tối đa chỉ là 70 triệu.

5. Tính phí theo các khoản giá trị khác nhau – Tính theo giá trị lựa chọn sẵn

Tính theo giá trị lựa chọn sẵn tương tự như việc đưa ra những tùy chọn để nhân viên lựa chọn.

Ví dụ . Chúng ta có bài toán sau đối với Hợp đồng mua bán xe máy:

  • Xe dưới 125 cm3: Phí = 50.000 đ, thù lao = 50.000 đ
  • Xe từ 150 ~ 175 cm3: Phí = 100.000 đ, thù lao = 50.000 đ
  • Xe từ 175 cm3 trở lên: Phí = 150.000 đ, thù lao = 50.000 đ

Giao diện lựa chọn khi soạn hồ sơ

6. Tính phí dịch thuật

Hướng dẫn đang cập nhật ....

Quản lý hồ sơ

Tra Cứu Thông Tin Hồ Sơ

Mô tả

Tính năng Trích lục thông tin hồ sơ dùng để nhân viên kiểm soát các hồ sơ từ trước đến nay trong hệ thống. Dễ dàng tìm thấy hồ sơ cần tìm trong thời gian nhanh nhất.

Cách tính năng gồm có

  • Hiển thị danh sách các hồ sơ theo ngày được chọn
  • Tìm theo số hồ sơ (số công chứng) hoặc theo họ tên khách hàng.
  • Xem tiến độ hoàn thiện hồ sơ
  • Xem file log của từng bộ hồ sơ

Vị trí tính năng

Ở mục Menu – chọn Hồ sơ – Tra Cứu Hồ Sơ

Tìm nhanh hồ sơ

Xem Log theo dõi tiến độ

Xem thông tin chỉnh sửa của từng bộ hồ sơ. Ghi nhận những dữ liệu đã được chỉnh sửa. Từ đó kiểm soát toàn diện dữ liệu hồ sơ.

Chèn Mẫu soạn thảo khi soạn hồ sơ

Mô tả

Quá trình chèn mẫu soạn thảo có 2 trường hợp. Tùy vào mỗi trường hợp mà có các thao tác khác nhau.

Thông qua sơ đồ trên đây, chúng ta có thể thấy luồn chạy dữ liệu bắt đầu từ Chọn Loại Hồ Sơ (1). Do đó bắt buộc phải có Loại Hồ Sơ mới có thể thực hiện tính năng soạn thảo văn bản.

Sau khi có loại hồ sơ, chúng ta tiến hành thao tác upload loại hồ sơ (2). Thao tác upload chia làm 2 trường hợp.

Tải hồ sơ trực tiếp (3)

Thường được áp dụng nếu như Thư Ký Nghiệp Vụ không muốn dùng tính năng chèn mẫu biểu tự động vào hồ sơ, mà muốn chỉnh sửa hồ sơ bằng phần mềm soạn thảo văn bản như Word, sau đó upload lên lưu vào hệ thống (4).

Ưu điểm: Thao tác quen thuộc, sử dụng phần mềm word để soạn thảo.

Khuyết điểm: Không đồng bộ được với dữ liệu phần mềm công chứng. Phải thao tác nhập liệu thông tin khách hàng, thông tin tài sản 2 lần ( 1 lần vào word, 1 lần vào phần mềm công chứng). Không sử dụng đúng bộ mẫu do văn phòng cung cấp. Không sử dụng được những tính năng đã tích hợp trong phần mềm như kiểm tra chính tả, chèn dữ liệu tự động, tự động lưu trữ trên hệ thống, v.v…..

Chỉnh sửa mẫu biểu Online (5)

Song song với tải hồ sơ trực tiếp, chỉnh sửa mẫu biểu Online khắc phục được những khuyết điểm đã nêu trong phần “Tải hồ sơ trực tiếp”. Bên cạnh đó, do sử dụng tính năng soạn thảo trên Word nên thao tác cũng đơn giản, quen thuộc.

Để có thể sử dụng tính năng “Chỉnh sửa mẫu biểu Online”, bắt buộc văn phòng phải có bộ mẫu văn bản để nhân viên sử dụng(6).

Sau khi chọn mẫu văn bản, việc còn lại là upload mẫu lên hệ thống.

Lưu trữ file khách hàng gửi làm hồ sơ

Mô tả

Trong quá trình soạn hồ sơ, khách hàng sẽ thường xuyên gửi các thông tin để soạn thảo hồ sơ như hình ảnh chứng minh nhân dân, sổ đất, giấy tờ liên quan, v.v.... Để giúp Thư ký tổng hợp và lưu trữ thông tin lại, Phần mềm công chứng có tính năng lưu trữ những giấy tờ của khách hàng để giúp trong quá trình soạn hợp đồng, kiểm tra sau này.

Vị trí tính năng

Ở giao diện soạn thảo hồ sơ, mục "File lưu trữ KH"

File Lưu

Chú ý, hệ thống chỉ lưu trữ file dạng hình ảnh (png jpeg), file pdf

Lợi ích

  1. Không giới hạn file khách hàng cung cấp. Lưu tất cả những dữ liệu khách hàng đưa.
  2. Lưu trữ, kiểm tra, đối chiếu dễ dàng
  3. Chia sẻ thông tin trong trường hợp Thư ký bận, không làm hồ sơ được mà phải chuyển qua cho thư ký khác làm.
  4. Dễ dàng tìm kiếm, lục lại thông tin trong trường hợp khách cần xem lại dữ liệu.
  5. Sao lưu vĩnh viễn theo hồ sơ trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Tránh tình trạng thất lạc, mất dữ liệu.

Phiếu yêu cầu công chứng

Mô tả

Tính năng “Phiếu yêu cầu công chứng” hỗ trợ Thư Ký Nghiệp Vụ soạn thảo nhanh thông tin khách hàng trong Phiếu để in ra cho khách hàng ký, bỗ sung vào hồ sơ công chứng.

Thư ký nghiệp vụ chỉ cần nhập một lần thông tin khách hàng. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và in ra phiếu yêu cầu công chứng. giúp tiết kiệm thời gian & thao tác của Thư ký.

Sử dụng tính năng

Trong giao diện tạo hồ sơ mới, Chỗ Bên A sau khi nhập thông tin khách hàng, sẽ có 1 nút nhỏ kích hoạt “phiếu yêu cầu công chứng”. Thư ký nghiệp vụ sẽ tải file word do hệ thống tự sinh ra và đã chèn hết thông tin khách hàng.

Chú ý: Tính năng chỉ kích hoạt ở Bên A. Các Bên B, Bên C sẽ không hiển thị.

Kích hoạt tính năng

Đây là tính năng tùy chọn, phải được kích hoạt mới có thể sử dụng được.

Điều chỉnh mẫu "Phiếu yêu cầu công chứng"

Đang cập nhật .....

Phí / Phiếu Thu / Số Công Chứng

Thao tác tính phí và thù lao hồ sơ

Mô tả

Thao tác tính phí hồ sơ thường được kế toán sử dụng để xuất phiếu thu và ghi nhận thông tin thu tiền của bộ hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ sẽ được Thư Ký Nghiệp Vụ đẩy qua (hoặc Công Chứng Viên dẩy qua). Kế toán chỉ việc kế thừa dữ liệu và thực hiện tính phí.

Tùy vào Quy trình văn phòng mà Kế toán sẽ nhận dữ liệu vào lúc nào (lúc Thư ký đẩy qua hay lúc Công Chứng Viên đẩy qua).

Dù quy trình nào thì nhiệm vụ của kế toán vẫn chỉ liên quan đến công tác tính phí và xuất phiếu thu.

Giao diện tính phí

Trong phần menu chọn “Hồ sơ” – “Danh sách hồ sơ“

Ở đây chúng ta có 3 tab

  • Hồ sơ đang xử lý: là những hồ sơ từ Thư Ký Nghiệp Vụ hoặc Công Chứng Viên đẩy qua cho Kế Toán
  • Hồ sơ đang cập nhật: là những hồ sơ Kế Toán đang xử lý nhưng chưa xuất phiếu Thu
  • Phiếu thu & Hóa đơn: là những hồ sơ Kế Toán xuất phiếu thu thành công và lưu lại trong hệ thống.

Tab “Hồ sơ đang xử lý”

Ở giao diện Hồ sơ đang xử lý, chúng ta sẽ để ý 4 cột (4 nhóm)

Nhóm 1: Nhóm thông tin sơ bộ ngoài hồ sơ

Bao gồm những trường thông tin sau

Số hồ sơ: Đây là số đánh dấu của bộ hồ sơ làm (KHÔNG phải số công chứng). Mỗi hồ sơ sẽ có 1 số hồ sơ mặc định đi kèm. Dùng để xác định bộ hồ sơ trong quá trình xử lý, Ví dụ Thư Ký nói đã chuyển hồ sơ số 27 qua cho Kế Toán tức nói Kế toán hãy tìm hồ sơ có số 27 để xử lý.

Ngày tạo hồ sơ: là ngày Thư Ký Nghiệp Vụ soạn hồ sơ, không phải ngày Kế Toán thu tiền.

Người Giới Thiệu: là người đưa hồ sơ tới văn phòng làm. Để ghi nhận doanh số chi hoa hồng hồ sơ.

Đối tác: Đối tác có thể là cá nhân / tổ chức. Chức năng cũng tương tự như Người Giới thiệu. Dùng để ghi nhận doanh số chi hoa hồng

Nhóm 2: Nhóm thông tin khách hàng

Đây là những trường dữ liệu về thông tin khách hàng bên A, bên B, bên C. Kế toán có thể xem thông tin khách hàng chứ không thể chỉnh sửa. Nếu thấy thông tin sai, hãy liên hệ Thư Ký Nghiệp Vụ hoặc người soạn hồ sơ để được điều chỉnh

Nhóm 3: Nhóm chi phí cơ bản

Đây là chỗ kế toán thường xuyên thao tác nhất. Ở đây kế toán sẽ có các trường dữ liệu sau

Phí và Thù lao hồ sơ: Đây là nhóm chi phí mặc định của hồ sơ, thường là do hệ thống tính ra thông qua những công thức mà người dùng cài đặt. Tuy nhiên có hàng chục loại hồ sơ, dẫn đến có rất nhiều cách tính phí ở đây.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn cách tính Phí và Thù lao hồ sơ

Phí ký ngoài: Đây là nhóm chi phí dành riêng cho những bộ hồ sơ mà khách hàng yêu cầu ký ngoài.

  • Để cài đặt / thay đổi địa điểm ký ngoài. Vui lòng xem qua bài hướng dẫn “Hướng dẫn cấu hình dịch vụ ký ngoài“.
  • Mỗi hồ sơ có thể chọn hoặc không chọn ký ngoài. Tùy vào tính chất hồ sơ
  • Mỗi hồ sơ có thể chọn một hoặc nhiều nơi ký ngoài.

Phí niêm yết: Đây là nhóm chi phí dành riêng cho những bộ hồ sơ có niêm yết.

  • Để cài đặt / thay đổi địa điểm Niem yết. Vui lòng xem qua bài hướng dẫn “Hướng dẫn cấu hình dịch vụ niêm yết“.
  • Mỗi hồ sơ có thể chọn hoặc không chọn niêm yết. Tùy vào tính chất hồ sơ
  • Mỗi hồ sơ có thể chọn một hoặc nhiều nơi niêm yết.

Các chi phí dịch vụ khác: Đây là nhóm chi phí bổ sung, dùng để thêm những khoản phí không nằm trong danh mục phí và thù lao của hồ sơ.

Nhóm 4: Nhóm tổng kết chi phí hồ sơ

Ở đây sẽ là xem lại những chi phí của bộ hồ sơ coi chính xác hết chưa. Ngoài ra còn có 1 tính năng “miễn giảm phí”.

Bài toán như sau: Ông A đến văn phòng ký hồ sơ, mà ông A lại là khách hàng VIP của văn phòng, nên trưởng văn phòng quyết định miễn giảm 10% giá trị hồ sơ cho ông A. Đây chính là lúc sử dụng tính năng “Miễn giảm phí”. Có 2 loại miễn giảm

  • Miễn giảm theo %. ví dụ 10%, 20%, 45%, v.v…..
  • Miễn giảm theo số tiền: giảm 500 nghìn, giảm 1 triệu, giảm 2 triệu, v.v…..
  • Miễn giảm 100% còn được hiểu là miễn phí bộ hồ sơ đó.

Trong bản update tháng 3/2021 có cập nhật thêm một tính năng mới là “phí dịch vụ phát sinh”.

Có nhiều trường hợp Hồ Sơ phải thêm một loại phí nhưng không có sẵn trong phần mềm. Cũng như số tiền loại phí này biến động theo từng hồ sơ, không cố định. Do đó hệ thống có thêm 1 loại phí mới là “Phí dịch vụ phát sinh” để làm rõ chi phí trong Hồ sơ.

 

Các dịch vụ khác

Mô tả

Các dịch vụ khác là những dịch vụ nằm ngoài các chi phí cố định của hồ sơ công chứng. Những chi phí phát sinh như tư vấn dịch vụ, đánh văn bản, ký ngoài giờ,v.v…. sẽ được liệt kê ở đây. Kế toán sẽ lựa chọn những dịch vụ cần thiết để cập nhật vào hồ sơ công chứng.

Thao tác sử dụng

Danh mục hỗ trợ khác

Quản lý chi phí Văn Phòng

Mô tả

Tính năng quản lý Chi Phí Văn Phòng là tính năng dùng để quản lý vât tư trong văn phòng như máy tính, máy in, các trang bị khác trong văn phòng. Giúp cho Ban Quản Trị và nhân viên kiểm soát được thời hạn sử dụng máy móc, chi phí và số lượng đầu tư.

Vị trí tính năng

Mục menu – “Văn bản” – “Quản lý chi phí văn phòng“.

Cách tính năng gồm có

  • Hiển thị danh sách thiết bị trong Văn Phòng.
  • Thêm / xóa / sửa thiết bị.
  • Tìm kiếm nhanh thiết bị theo tên, từ khóa, ngày tháng,v.v…
  • Xuất báo cáo dữ liệu theo ngày tháng đã chọn.

Thêm thiết bị mới

Giao diện thêm mới Thiết bị Văn Phòng. Gồm các trường dữ liệu:

  • Tên thiết bị
  • Nơi mua thiết bị
  • Ghi Chú
  • Số tiền mua
  • Ngày mua

Điều chỉnh nội dung trong Thiết Bị Văn Phòng

Tìm kiếm thông tin thiết bị

Tìm kiếm thiết bị theo 2 trường hợp

  • Theo ngày tháng: chọn ngày tháng bắt đầu – Ngày tháng kết thúc.
  • Theo từ khóa / tên thiết bị

Xuất dữ liệu ra Excel

Thao tác xuất dữ liệu ra Excel gồm 2 bước.

  • Bước 1: Chọn ngày tháng dữ liệu cần xuất
  • Bước 2: Nhấn nút xuất dữ liệu.

Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên

Mô tả

Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên là tính năng ghi nhận lại các ngày nghỉ của nhân viên. Từ đó ghi nhận lại và chuyển giao cho bộ phận Kế toán để tính lương nhân viên

Vị trí tính năng

Mục menu – “Văn bản” – “Quản lý nghỉ phép nhân viên

Thêm ngày nghỉ phép

Công Văn Ngăn Chặn

Mô tả

Công văn ngăn chặn là tính năng ghi nhận / cảnh bảo đến nhân viên làm hồ sơ về những thông tin ngăn chặn. Giúp tránh sai sót trong quá trình soạn thảo hợp đồng giao dịch.

Công văn ngăn chặn sẽ do chính quyền gửi đến Văn phòng công chứng. Và nhân viên của VP sẽ ghi nhận lại dữ liệu ngăn chặn vào phần mềm. Sau khi có được dữ liệu, mỗi khi Thư Ký Nghiệp Vụ soạn hồ sơ thì hệ thống sẽ tự động kiểm tra với dữ liệu ngăn chặn. Nếu có dữ liệu ngăn chặn sẽ cảnh báo Thư Ký Nghiệp Vụ / Công Chứng Viên. Từ đó sẽ đưa ra định hướng trong quá trình soạn thảo, tiếp nhận hồ sơ.

Vị trí: Thanh menu – “Văn bản” – “Công văn ngăn chặn“.

Mỗi công văn ngăn chặn có thể thêm nhiều file đính kèm.

Thêm công văn ngăn chặn mới

Tìm kiếm Công Văn Ngăn Chặn

Có thể tìm kiếm theo 3 cách sau

  • Họ tên người bị ngăn chặn (có dấu)
  • Họ tên người bị ngăn chặn (không dấu)
  • Số chứng minh nhân dân / Căn cước công dân người bị ngăn chặn

Bỏ ngăn chặn tài sản

Trong quá trình hoạt động, nếu tài sản đã được gỡ bỏ ngăn chặn thì phải cập nhật vào phần mềm để Thư Ký Nghiệp Vụ biết.

Công Văn Đi Đến

Mô tả

Tính năng quản lý Công Văn Đi Đến dùng để Thư Ký Nghiệp Vụ, Công Chứng Viên lưu giữ thông tin công văn từ các ban ngành, sở tư pháp. Giúp cho việc quản lý, cập nhật thông tin các công văn trở nên đơn giản, dễ sử dụng và đồng bộ. Tránh sai sót trong việc công chứng các hợp đồng.

Hiển thị Văn bản hành chính gồm 3 trang cơ bản

  • Trang danh sách các văn bản hiện tại
  • Trang thêm văn bản mới.
  • Trang chỉnh sửa văn bản.

Các tính năng bao gồm:

  • Tìm kiếm nhanh Văn Bản Hành Chính
  • Xuất Excel dữ liệu văn bản.
  • Xem trước các thông tin về văn bản.
  • Xem online File Văn bản mà không cần phải tải về máy.
  • Tải file văn bản về máy tính.

Thêm Văn Bản mới

Giao diện thêm mới Văn Bản. Gồm các trường dữ liệu:

  • Tên Văn bản
  • Nội dung tóm tắt của Văn bản
  • Những ghi chú quan trọng về văn bản
  • File văn bản đính kèm (1 hoặc nhiều file)

Điều chỉnh nội dung Công Văn

Tìm kiếm thông tin Công Văn

Tìm kiếm thiết bị theo 2 trường hợp

  • Theo số công văn.
  • Theo tên công văn (có dấu và không dấu).
  • Theo thông tin đơn vị gửi.

Xem trực tiếp file Văn Bản

Trong giao diện danh sách Văn bản, click chuột vào chữ “Xem File” của văn bản muốn xem.

Hệ thống sẽ tự động kết nối tới Google Drive, hiển thị nội dung văn bản muốn xem.

Tải file về máy Và in file

Trong giao diện xem file Online. Bấm vào 2 nút góc trên cùng, bên phải để sử dụng tính năng Tải file về máy và tính năng in file ra giấy.

Xuất dữ liệu ra Excel

Mẫu Dấu, Mẫu Chữ Ký

Mô tả

Tính năng quản lý Mẫu dấu, mẫu chữ ký dùng để Thư Ký Nghiệp Vụ, Công Chứng Viên lưu giữ thông tin đối tác như chữ ký, con dấu. Sau này sẽ đem ra so sánh với các văn bản cần đối chiếu. Tránh sai sót trong việc công chứng các hợp đồng.

Cách tính năng gồm có

  1. Hiển thị danh sách mẫu dấu, mẫu chữ ký.
  2. Thêm / xóa / sửa mẫu dấu, mẫu chữ ký.
  3. Tìm kiếm nhanh nội dung theo tên, từ khóa, ngày tháng,v.v…
  4. Xuất báo cáo dữ liệu theo ngày tháng đã chọn.

Thêm Mẫu Dấu / Mẫu Chữ Ký mới

Giao diện thêm mới Mẫu dấu, Mẫu chữ ký. Gồm các trường dữ liệu:

  • Giới tính
  • Họ tên
  • Chứng Minh Nhân Dân
  • Ngày sinh
  • Chức vụ
  • Chú thích
  • Thông tin đơn vị
  • File mẫu dấu
  • File công văn

Điều chỉnh nội dung trong Mẫu Dấu / Mẫu Chữ Ký

Tìm kiếm thông tin trong Mẫu Dấu / Mẫu Chữ Ký

Tìm kiếm thiết bị theo 2 trường hợp

  • Theo thông tin khách hàng: Họ tên (có dấu và không dấu) – số chứng minh nhân dân.
  • Theo thông tin đơn vị gửi.

Xuất dữ liệu ra file Excel

Đơn Vị Hỗ Trợ

Tình huống sử dụng tính năng "Đơn Vị Hỗ Trợ"

Thư ký nghiệp vụ đang làm hồ sơ cho khách hàng A. Tuy nhiên trong quá trình làm thì khách hàng A thiếu các hồ sơ về Giấy chứng nhận độc thân. Do đó thư ký nghiệp vụ yêu cầu khách hàng A lên Ủy ban nhân dân phường để lấy giấy xác nhận. ​Khách hàng A không nắm biết địa chỉ ủy ban nhân dân, cũng không rõ phải gặp ai để lấy giấy chứng nhận độc thân. Đây là lúc Thư ký nghiệp vụ sử dụng tính năng “Đơn vị hỗ trợ” để giúp khách hàng A đến nơi cấn đến, tìm chính xác người cần tìm.

Mô tả

Đơn vị hỗ trợ là danh sách địa chỉ, thông tin liên lạc các cơ sở, tổ chức, phòng ban. Giúp cho khách hàng đến để lấy những giấy tờ hoàn thiện thủ tục hồ sơ công chứng.

Ví dụ: Khách hàng cần đến Ủy Ban Nhân Dân Phường để lấy giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Khi đó nhân viên sẽ in ra thông tin / địa chỉ của Ủy Ban Nhân Dân nơi khách hàng cần đến, gặp phòng hộ tịch để lấy giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bổ sung vào hồ sơ bán nhà.

 

Các tính năng chính bao gồm:

  • Danh sách các Đơn vị hỗ trợ
  • Thêm mới / chỉnh sửa Đơn vị hỗ trợ
  • Xuất excel dữ liệu

Thêm Đơn vị hỗ trợ

Chỉnh sửa thông tin đơn vị hỗ trợ

Tạo tài khoản OneDrive

Mô tả

Tài khoản OneDrive là yêu cầu bắt buộc phải có để sử dụng tính năng Soạn thảo văn bản Word. Do đó nếu chưa có tài khoản, Anh/Chị vui lòng đọc qua bài hướng dẫn sau để tạo tài khoản OneDrive.

Bước 1: Để đăng ký tài khoản OneDrive, các bạn nhấn vào đây.

Bước 2: Tại đây, bạn sẽ có 3 sự lựa chọn để tạo tài khoản:

Sử dụng email của bạn.
Sử dụng số điện thoại.
Tạo địa chỉ email mới với 3 tên miền. (Khuyến nghị nên dùng)

Tạo tài khoản OneDrive

Ở đây, mình sẽ tạo tài khoản bằng cách Nhận địa chỉ email mới với tên miền @hotmail.com. Sau khi nhập, bạn chọn Tiếp tục.

Tạo mật khẩu cho tài khoản của bạn.

Cập nhật Họ và Tên của bạn rồi nhấn Tiếp theo.

Thêm Quốc gia/Vùng lãnh thổ và Ngày sinh của bạn.

Xác nhận bạn không phải là robot để hoàn tất việc tạo tài khoản.

Lịch sử phát triển

Cập nhật tháng 4/2021

01. Điều chỉnh công thức tính phí hồ sơ

Điều chỉnh công thức tính Phí theo số bản x số trang. Thường áp dụng cho các bộ hồ sơ Sao Y.

02. Thêm tính năng Không cần chọn Công Chứng viên khi soạn hồ sơ

Sẽ có những trường hợp Thư ký soạn sẵn hồ sơ những chưa gửi cho Công Chứng Viên ký vì chưa biết sẽ gửi cho Công Chứng Viên nào. Do đó sẽ có thếm trường  —Chọn Sau — để giúp Thư ký chừa lại thông tin của Công Chứng Viên. Thư ký sẽ cập nhật CCV sau này

03. Sửa thẳng nội dung bộ mẫu trên Word Office

Sửa thẳng bộ mẫu trên Word sẽ giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng và thao tác chỉnh sửa đơn giản hơn. Thay vì phải tải về máy, chỉnh sửa rồi upload lên lại. Thì giờ đây chỉ cần chỉnh sửa thẳng trên word. Hệ thống sẽ tự động lưu lại và đồng bộ trực tiếp với bộ mẫu cũ. Giúp các thư ký nghiệp vụ khác có bộ mẫu nhanh nhất.

04. Thêm tính năng "Đoạn văn bản" trong word.

Nội dung đang cập nhật ….

05. Tạo ảnh xem trước trong "File lưu trữ Khách hàng"

06. Điều chỉnh thông tin khách hàng

Trong quá trình làm việc, Sẽ có những lúc soạn hồ sơ nhưng không biết bất kỳ dữ liệu nào của khách hàng ngoại trừ họ tên. Do đó hệ thống update thêm tính năng tùy chọn. Thư ký muốn tạo thông tin khách hàng như thế nào cũng được. Sẽ không còn những ràng buộc gì hết.

07. Thêm tính năng "Chữ ký nhân viên"

Chữ ký nhân viên thường được dùng trong tính năng “Phiếu Yêu Cầu Công Chứng”. Do đó trong bản cập nhật tháng 04/2021, hệ thống đã thêm các thông tin giúp Thư ký (hoặc nhân viên) tùy chỉnh mẫu chữ ký cá nhân của mình.

08. Thêm tính năng Clear thông báo

Trong quá trình làm việc, Công Chứng Viên sẽ gặp trường hợp dữ liệu từ bên Thư ký nghiệp vụ đẩy về quá nhiều. Dẫn đến hệ thống thông báo cứ nhảy ra làm phiền. Do đó trong bản cập nhật này sẽ có thêm 1 nút xóa các thông báo cũ đi. Giúp Công Chứng Viên tập trung vào hồ sơ hơn.

09. Thêm tính năng Tin nội bộ Văn Phòng

Tin nội bộ Văn Phòng là tính năng thông báo cho toàn thể nhân viên trong Văn Phòng những chính sách, thông tin, thông báo, v,v…. mới được cập nhật, bổ sung. Giúp mọi người nắm được thông tin quan trọng mà không bỏ lỡ.

10. Fix mội số thao tác cho gọn lại

Điều chỉnh lại tính năng một số chỗ:

  • Font chữ bị lệch trong Phiếu yêu cầu công chứng.
  • Xóa khoản khách trước và sau ở các trường thông tin khách hàng.
  • Fix lại trường tìm kiếm loại văn bản có dấu.
  • Hiển thị tất cả các loại hồ sơ để thư ký tìm kiếm dễ dàng hơn.
  • Bỏ mật khẩu tự động điền. Giúp việc cập nhật thông tin khách hàng dễ dàng hơn.
  • Bỏ thông tin ở chân trang.

Cập nhật tháng 3/2021

01. Thiết kế lại giao diện website Phanmemcongchung.vn

Giao diện website được thiết kế lại với tông màu chủ đạo là Cam. Thể hiện những tính năng quan trọng của phần mềm ngay tại trang chủ. Phân bổ lại bố cục trang web & thiết kế lại tính năng Document (tài liệu hướng dẫn sử dụng)

02. Thiết kế lại các cột trong "Thống kê Đối Tác"

Thêm các cột dữ liệu “Tổng Hồ Sơ”, “Tổng Tiền”, “Trích % hoa hồng” để làm rõ nội dung

03. Tách Phí & thù lao trong các file excel để kế toán xử lý dữ liệu dễ hơn

04. Thêm phần tùy chọn điều chỉnh text trên word.

Tùy chọn giữa Chứng minh nhân dân & Căn cước công dân. Nếu nhân viên soạn hồ sơ chọn CMND thì trên word hiển thị CMND. Tương tự khi nhân viên chọn Căn cước công dân thì trên word sẽ hiển thị Căn cước công dân..

05. Thêm phần "Đối tác" trong soạn thảo hồ sơ

Nhân viên có thể tùy chọn những Đối tác đang có trong hệ thống. Tuy nhiên ko thể tạo mới Đối tác.

06. Thêm "Phí dịch vụ phát sinh "

Có nhiều trường hợp Hồ Sơ phải thêm một loại phí nhưng không có sẵn trong phần mềm. Cũng như số tiền loại phí này biến động theo từng hồ sơ, không cố định. Do đó hệ thống có thêm 1 loại phí mới là “Phí dịch vụ phát sinh” để làm rõ chi phí trong Hồ sơ.

07. Cập nhật giao diện "Danh sách nhân viên"

Danh sách nhân viên – thêm 1 tab là list những nhân viên đã nghỉ việc, ko còn active. Tách riêng ra những nhân viên đang làm việc.

08. Thêm tính năng 1 tổ chức có nhiều Người đại diện.

Một tổ chức có thể có nhiều người đại diện. Người đại diện có thể là “Cá nhân” hoặc “Công ty”.

09. Thêm tính năng điều chỉnh khoản cách dòng trong word